建立账套→基础准备（录入基本信息→期初建账→启用账套→系统设置）→业务录入→报表查询→月结存→年结存

    使用《千方百剂IITOP系列》软件的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。首先应对公司信息、往来单位信息、仓库信息、商品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理；其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应付、待摊费用等项目的期初金额进行统计。

    信息收集好后即可按照整个软件的操作流程基本信息－>期初建账－>启用账套－>业务录入－>月结存－>年结存使用了。只要清楚了这一条主线，使用起来就会得心应手了。下面我们将按每一流程的先后顺序进行简要说明，具体操作方法请参考各功能模块详细内容。

第一步 录入基本信息
         建立正确的基本信息是进行系统操作的第一步，基本信息在整个系统操作过程中是作为公共信息使用的，在基本信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商品或往来单位就可以了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。进入系统主界面后点击[基本信息]菜单，弹出子菜单，共十三类，此处只对重要部分进行说明：
 
         商品字典：记录商品的全名、编号、规格等信息，建议此处商品应进行分类。

         往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类。

         内部职员：记录公司职员的姓名和联系方式，建议按部门进行分类。

         银行账户：记录开户银行。

         存货仓库：记录公司仓库及门店仓库的名称、编号及类型。

         费用类型：按公司具体情况增加各种费用项目，增加会计科目。

         其他收入：按公司具体情况增加销售收入外的收入项目，增加会计科目。
 
        由于企业的在库商品很多，所在在实际应用中商品最好进行分类；其它基本信息的输入本案例没有一一例举，详情可参阅基本信息。
 
 第二步、期初建账
        基本信息录入完成后，即可进行第二步，建立期初。所谓期初就是指您开始使用本系统来管账时库存有多少商品、客户欠您多少钱、有多少现金等。期初数据作为整个系统的起始数据影响着资产负债表及开账后数据的正确性，必须准确录入。

         进入主菜单后点击[系统维护]/[期初建账]进行期初值的录入工作。应收应付、现金银行、固定资产和待摊费用等期初数据均可按实际金额录入。库存商品的期初值，以成本核算方法的不同而不同，当使用移动加权平均法、先进先出法和后进先出法时只需录入商品的期初成本均价和数量即可；当使用手工指定法时必须按批次录入商品的成本单价、数量、有效期和批次号。

          注意：期初时录入的商品成本价是不含税价格。有期初的商品，基本信息中库存商品，启用账套后换算比率不能修改。

          注意：成本算法必须在系统配置里先行选择确定。

 第三步、启用账套
         基本信息和期初建账的录入完成后，必须启用账套才能进行业务单据的录入，启用账套是一项非常重要的操作，启用账套后所有的期初数据都无法修改，但您还能增加或修改基本信息。点击[系统维护]/[超级用户]/[启用账套]完成该功能操作。

         注意：基本信息中已有库存的商品、有期初的商品，在启用账套后换算比率不能修改，成本核算方式也不能修改，并且启用账套的时间是不能修改的！

第四步、系统控制设置

         在完成基本信息和期初建账后，我们还必须经合企业的管理需要，对应用软件进行有关系统设置，以让软件的应用能够满足我们管理控制的需要。此部分设置包括：针对软件系统业务全局控制的超级用户-系统设置、超级用户-用户权限与口令、零售管理-零售系统设置。

         通过系统设置，能够进行成本算法、单据业务控制设置；

         通过权限与口令，能够设置每一个操作员能够操作哪些业务，查看哪些报表字段，以保证各部门各操作员在自己的管辖权力范围内进行工作，并只能看自己该看的业务数据。

         通过零售系统设置，能够设置本客户端归属门店信息，零售类单据保存等约定。

第五步、业务录入
       《千方百剂IITOP系列》软件提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、存、收付款以及费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化自动进行账务处理。案例中所例举的业务只是基本业务，其他业务单据的处理方式详见功能模块。根据案例发生的情况现进行业务处理：

         1. 第一笔业务：2004/03/22从天天集团采购青霉素10盒，每盒10元。发生商品采购，录入采购入库单，单据过账后即会发生库存及相应会计科目的变化。业务处理如上图所示。
         2. 2004/03/22销售青霉素2盒，每盒20元，录入销售出库单一张.

         单据过账后，库存及相应会计科目发生变化，根据期初值以及2004/03/22发生相关采购及销售情况后，现库存管理中的库存状况：

        在该案例中期初库存青霉素92盒，成本价10元/盒；3月22日采购入库10盒，进价10元，库存增加。当天销售2盒，库存减少。如上图所示。

        发生业务后不但库存会变化，相关会计科目如：应收、应付账款或银行存款等都会自动增减，同时资产负债表和经营情况表也会变化；也可进入决策支持模块进行各排行榜查询以及相关统计与分析。

第六步、报表查询

         经过一段时间的业务后，各级管理者，都希望查询有关业务报表，包括采购报表、销售报表、应收应付报表、财务利润报表等。

         通过报表中心能够比较全面地查询有关统计结果，掌握企业的经营状态。

第七步、月结存
         每个月月末对系统进行一次月结存，以便准确划分每月账本，并能快速查询每个月的资产、销售、费用和利润情况。此操作只需点击主界面[系统维护]/[月结存]菜单即可进行。

         提示：月结存后，第二天才能做业务。

第八步、年结存
         每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有账本数据转入下一年并作为期初值，所有单据信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务即将开始。在进行年结存前一定要先进行数据备份。年结存后如何查询上一年的数据呢？您可以将上年年末的备份数据恢复成另外一个账套，这样，您就有两套数据，一套是上一年的，用来查询，另外一套是今年的，用来作今年的账。

        至此整个工作流程结束，我们在这里只进行了最简单的业务例举，目地是为了让您对整个软件的操作流程有一个总体上的认识，相关业务操作请参阅各章内容

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